形勢

　　對許多行業而言，文件流管理都是一項浩繁、複雜而又十分關鍵的任務，在金融服務業、政府、遠距離營銷和出版業中尤為如此。在當前的文件增長大潮中，既有寄送給客戶的印刷文件和電子文件（賬單、營銷宣傳冊）
，也有客戶寄來的文件（保險索賠、個人信息變更），同時還有針對員工的內部文件。

　　大多數機構的文件處理工作分散在管理對外文件服務的不同部門中
，這些部門可能分別負責設計、撰寫和製作文件並進行實物和電子分發。這些部門同時也負責管理外來文件
，即接收
、分揀和存放外來的文件。一家典型的全球金融機構在印刷和文件服務方麵的開支，可能會占到收入的0.5%，這是一筆不小的開銷。

　　zuijin
，weilelixingjieyueyizengjiafazhanzijin

，yijiadaxingbaoxiangongsijuedingzaiwenjianguanlifangmianjinxinggailiang。gaigongsizaiwenjianguanlifangmiankaizhijuda，langfeixianxiangsuichukejian。zaimouxiediqu
，zhiyoubuzu1/3 的(de)營(ying)銷(xiao)宣(xuan)傳(chuan)冊(ce)送(song)到(dao)了(le)指(zhi)定(ding)客(ke)戶(hu)的(de)手(shou)中(zhong)，其(qi)餘(yu)的(de)則(ze)在(zai)公(gong)司(si)塵(chen)封(feng)多(duo)年(nian)。支(zhi)離(li)破(po)碎(sui)的(de)宣(xuan)傳(chuan)方(fang)式(shi)嚴(yan)重(zhong)損(sun)害(hai)了(le)公(gong)司(si)的(de)品(pin)牌(pai)形(xing)象(xiang)，例(li)如(ru)，印(yin)製(zhi)的(de)徽(hui)標(biao)大(da)小(xiao)和(he)顏(yan)色(se)都(dou)不(bu)一(yi)致(zhi)。

　　公司高層認為
，采取統一的文件管理策略可顯著削減成本並提高運營績效。分析顯示，文件管理成本在三年內可下降1.5億歐元（2.15億美元）
，相當於當前總成本的1/3 。該分析還揭示了新策略可能給品牌和形象帶來的巨大改善。

　　難題

　　這家公司在著手對文件管理係統進行合理調整和改進之前，遇到了一個重大障礙：文件服務部門分散在30多duo個ge國guo家jia
，而er且qie每mei個ge部bu門men都dou采cai用yong了le不bu同tong的de運yun營ying模mo式shi。同tong時shi
，當dang地di的de一yi些xie高gao管guan擔dan心xin印yin刷shua和he文wen件jian服fu務wu集ji中zhong化hua會hui降jiang低di當dang地di營ying銷xiao活huo動dong的de靈ling活huo性xing和he質zhi量liang，因yin此ci不bu願yuan意yi交jiao出chu對dui直zhi接jie接jie觸chu重zhong要yao客ke戶hu的de職zhi能neng部bu門men的de控kong製zhi權quan。

　　解決方案

　　為wei改gai革ge文wen件jian管guan理li係xi統tong
，這zhe家jia公gong司si設she立li了le文wen件jian谘zi詢xun職zhi能neng部bu門men

，統tong管guan各ge種zhong文wen件jian處chu理li任ren務wu。該gai部bu門men對dui所suo有you文wen件jian處chu理li流liu程cheng均jun承cheng擔dan端duan到dao端duan的de責ze任ren，這zhe些xie流liu程cheng包bao括kuo印yin刷shua、撰寫
、歸檔、供應商管理以及傳統分發和電子分發。該部門的宗旨是通過以下多種方式在整個運營鏈中創造價值：更有效地管理文件需求，確保設計遵循成本原則，實現流程標準化，倡導電子分發方式，並設計更具個性的宣傳材料。

　　根據這一指令，文件谘詢部門針對不同國家設立了工作組，這些工作組一般由5人組成
，分別具備以下幾個領域的專業知識：藝術素養、貫徹公司新規則的能力、懂得 IT liuchenghegongjusuoxudejishuxingjineng，yijijibendeguanlihelingdaojineng。jinguanzhexiegongzuozulishuyudifangshouxiyunyingguan
，danjilijizhihemubiaoqueyougongsizongbuzhiding，biruzhizhangxiaohaomubiaohuoduidianziwenjiandeyuqishiyong。meigegongzuozudelingdaozhehaizaijituandezhilijigourenzhi
，bingfuzefenxiangzhiqingquanhegulizuijiadeshishixingdong。gongsizhishiduiyinzhikehuxuanchuancailiaodezhizhangshelizhonglianghegeshibiaozhun，jinzheyixiangjucuo，yigeguojiayunyingjigoudewenjianzhizuochengbenjiujiangdile10%。

　　工gong作zuo組zu隸li屬shu於yu地di方fang高gao管guan的de組zu織zhi結jie構gou，有you助zhu於yu減jian輕qing地di方fang高gao管guan們men在zai讓rang出chu過guo多duo文wen件jian管guan理li控kong製zhi權quan方fang麵mian的de顧gu慮lv。而er在zai更geng高gao層ceng次ci進jin行xing協xie調tiao和he製zhi定ding目mu標biao的de做zuo法fa
，又you有you利li於yu公gong司si采cai取qu標biao準zhun化hua舉ju措cuo，並bing在zai更geng大da範fan圍wei內nei實shi現xian節jie約yue。

　　最後
，文件谘詢部門使公司成功實現了三年內節約1.5yiouyuandechengbenxuejianmubiao。ciwai
，youyugaigongsizhuyaoyikaoguanlihezuzhishangdejucuo，yincixindemoshizhixutouruxiangduijiaoshaodezijin，sannianneidetouziejinyue1,500萬歐元。

　　啟示

　　對於各個行業的許多機構而言，統一的文件服務策略都可以節約巨大的成本（見圖表）。在zai目mu前qian嚴yan峻jun的de經jing濟ji形xing勢shi下xia，這zhe一yi策ce略lve很hen適shi合he那na些xie希xi望wang顯xian著zhu降jiang低di成cheng本ben

，但dan又you難nan以yi進jin一yi步bu縮suo減jian投tou資zi的de企qi業ye。除chu了le切qie實shi的de成cheng本ben節jie約yue外wai，這zhe種zhong結jie構gou還hai會hui產chan生sheng其qi他ta價jia值zhi。比bi如ru

，當dang公gong司si對dui營ying銷xiao材cai料liao中zhong的de可ke視shi標biao識shi和he語yu言yan進jin行xing標biao準zhun化hua以yi後hou，品pin牌pai變bian得de更geng有you感gan染ran力li。在zai美mei國guo，金jin融rong服fu務wu業ye的de客ke戶hu宣xuan傳chuan材cai料liao受shou到dao高gao度du監jian管guan，因yin此ci更geng出chu色se的de文wen件jian管guan理li模mo式shi還hai可ke以yi降jiang低di違wei規gui風feng險xian。

　　企qi業ye借jie助zhu文wen件jian服fu務wu來lai設she計ji個ge性xing化hua的de宣xuan傳chuan材cai料liao，還hai可ke以yi改gai善shan客ke戶hu體ti驗yan。一yi家jia公gong司si聽ting取qu了le谘zi詢xun部bu門men的de建jian議yi，將jiang營ying銷xiao宣xuan傳chuan材cai料liao附fu加jia到dao客ke戶hu交jiao易yi文wen件jian中zhong。通tong過guo減jian少shao紙zhi張zhang消xiao耗hao並bing增zeng加jia電dian子zi宣xuan傳chuan
，該gai公gong司si不bu僅jin實shi現xian了le對dui客ke戶hu的de承cheng諾nuo，還hai使shi自zi己ji的de運yun營ying變bian得de更geng加jia“環保”。

　　作者簡介：

　　Ferruccio Lagutaine 是麥肯錫蘇黎世分公司董事，Stefano Martinotti 是該分公司谘詢顧問。

　　本文譯自： “Document management: A hidden source of value”